I documenti elettronici (ricevute elettroniche) sono la spina dorsale delle moderne transazioni commerciali. Includono documenti importanti come fatture e note di credito in entrambe le direzioni (consegna e ricezione). Offrono inoltre funzioni per la trasmissione di messaggi relativi allo stato del documento tra punti di accesso. Dall’inizio del 2025, questi documenti diventeranno obbligatori anche nella nostra vicina Germania e porteranno con sé alcuni cambiamenti. Secondo la nuova legislazione, tutte le aziende B2B in Germania dovranno essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche in un formato strutturato a partire da questa data.
Tuttavia, questa normativa non riguarda solo le aziende tedesche, ma ha anche un impatto indiretto su molte aziende austriache che intrattengono rapporti commerciali con clienti e partner tedeschi. Questo perché esiste l’obbligo legale di fatturazione elettronica non appena esiste una “stabile organizzazione” in Germania, ad esempio un’azienda o un magazzino di spedizione. Al di là di questo, si possono ipotizzare effetti senza un obbligo legale. Molti destinatari di fatture tedesche in genere non vogliono processi multipli di ricezione delle fatture e quindi “chiederanno” a tutti i partner commerciali di inviare anche fatture elettroniche strutturate.
Ciò significa che, anche se l’obbligo di fatturazione elettronica si applica attualmente solo in Germania, le aziende austriache devono agire subito per essere a prova di futuro.
Per saperne di più sull’obbligo di fatturazione elettronica e sul suo impatto, abbiamo realizzato un’intervista con Klaus Schaffer, Senior Consultant EDI Service Partners, e Wolfgang Traunfellner, Director Sales & Marketing NAVAX. Nell’intervista condividono le loro prospettive sul futuro della fatturazione elettronica e su come le aziende possono prepararsi ai cambiamenti:
Intervistatore: La fatturazione elettronica obbligatoria a partire dal 2025 è un argomento molto sentito nel mondo degli affari. Klaus, puoi darci una breve panoramica?
Klaus Schaffer: Con piacere. A partire dal 1° gennaio 2025, tutte le aziende in Germania dovranno essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche. Questo significa abbandonare le tradizionali fatture cartacee e in PDF per passare a formati elettronici come XRechnung, EDI e ZUGFeRD, che possono essere letti dalla macchina ed elaborati automaticamente. L’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria nel settore B2B è destinata a rappresentare un passo decisivo verso la digitalizzazione e la standardizzazione dei processi aziendali. La Germania segue così l’esempio di altri Stati membri dell’UE che hanno già reso la fattura elettronica lo standard per la fatturazione nelle transazioni commerciali.
Intervistatore: Sembra un grande cambiamento per molte aziende. Wolfgang, come si sta preparando NAVAX a questo cambiamento e in che modo i vostri clienti possono trarne vantaggio?
Wolfgang Traunfellner: “ Noi di NAVAX vediamo l’obbligo di fatturazione elettronica come un’opportunità per i nostri clienti di modernizzare i loro processi aziendali e renderli più efficienti. L’archiviazione elettronica dei documenti consente di risparmiare spazio e di ridurre i costi dell’archiviazione fisica. Le fatture elettroniche possono essere importate ed elaborate direttamente nei sistemi contabili. Questo riduce il lavoro manuale del contabile. L’elaborazione più rapida delle fatture consente anche di velocizzare i pagamenti. Questo ha un effetto positivo sul flusso di cassa. L’elaborazione automatizzata riduce al minimo il tasso di errore rispetto all’inserimento manuale.
Intervistatore: Klaus, come vedi i benefici a lungo termine dell’e-fattura per le aziende che adottano per prime il sistema?
Klaus Schaffer: I vantaggi sono enormi. Da un lato, il passaggio alla fattura elettronica porta a una riduzione dell’intervento manuale, che riduce al minimo gli errori e aumenta l’efficienza. In secondo luogo, l’intero processo di fatturazione viene accelerato, il che migliora anche la pianificazione della liquidità. Le aziende che effettuano il passaggio in una fase iniziale possono non solo soddisfare i requisiti di legge, ma anche rendere i loro processi più efficienti e quindi risparmiare sui costi a lungo termine. Credo che molte aziende non si rendano ancora conto che questo obbligo non riguarda solo la Germania, ma dovrà essere implementato in tutta l’UE nei prossimi anni a causa di una direttiva europea. Grazie alle nostre sedi in Germania e in Austria, possiamo vedere quanto i mercati siano strettamente collegati e che anche le aziende austriache che lavorano con partner tedeschi sono interessate.
Intervistatore: Wolfgang, come vedi il futuro della fatturazione dopo il 2025?
Wolfgang Traunfellner: Dopo il 2025, la digitalizzazione della fatturazione continuerà sicuramente a progredire. La fatturazione elettronica è solo l’inizio. Attualmente l’Austria non ha un obbligo di fatturazione elettronica nel settore B2B, ma le aziende austriache sono indirettamente interessate dalla cooperazione con i partner tedeschi. Ed è solo questione di tempo prima che anche qui vengano introdotte norme simili per il settore B2B. Stiamo preparando i nostri clienti ad affrontare le sfide future in modo proattivo invece che reattivo. Questo è il valore aggiunto che offre la nostra esperienza congiunta.
Intervistatore: Sembra un futuro entusiasmante. Infine, quali raccomandazioni avete entrambi per le aziende che si preparano alla fatturazione elettronica obbligatoria?
Klaus Schaffer: Il mio consiglio è di agire subito. Il passaggio alla fatturazione elettronica non è solo un obbligo normativo, ma anche un’opportunità di modernizzazione. Le aziende dovrebbero rivedere i loro sistemi e processi ora e adattarli se necessario. Non limiterei quindi l’argomento alla sola fatturazione elettronica, ma includerei anche altri processi come gli ordini, le conferme d’ordine o le bolle di consegna. È importante avere al proprio fianco i partner giusti che non solo forniscono la tecnologia, ma anche l’esperienza necessaria per un’implementazione e una conformità di successo.
Wolfgang Traunfellner: Non posso che essere d’accordo. Non si tratta solo di soddisfare i requisiti legali, ma anche di sfruttare appieno il potenziale della digitalizzazione. Le fatture errate non solo comportano il rischio di conseguenze legali, ma comportano anche un aumento del lavoro amministrativo e ritardi nei pagamenti. È il momento di analizzare i tuoi processi e di scambiare informazioni con gli esperti. NAVAX e i EDI Service Partners sono qui per supportarti in questo percorso e per assicurarti di essere pronto ad affrontare qualsiasi cosa tu possa incontrare in futuro.
Conclusione
Con la giusta preparazione e i giusti partner, le aziende possono non solo soddisfare i requisiti di legge, ma anche aumentare la propria efficienza e attrezzarsi per il futuro.
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Le disposizioni in materia di e-fattura in sintesi:
- Dal 1° gennaio 2025, tutte le aziende B2B in Germania dovranno essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche.
- A partire dal 2025, le fatture tradizionali in PDF e le fatture cartacee non risponderanno più ai requisiti legali delle fatture elettroniche.
- Le fatture elettroniche devono essere create in un formato digitale definito, come il formato di fattura XRechnung, la procedura EDI e la fattura ZUGFeRD.
- Secondo lo standard DIN EN 16931, queste fatture elettroniche devono contenere dettagli più ampi rispetto ai formati di fattura tradizionali.
- Sono previsti periodi transitori fino al 31 dicembre 2027 per l’invio di fatture elettroniche (fatture in uscita).
Background legale a livello europeo:
- Nell’ambito dell’iniziativa ViDA (“L’IVA nell’era digitale”), la Commissione Europea intende introdurre anche un sistema di rendicontazione elettronica (IVA), che dovrà essere compilato a partire dai dati della fattura elettronica.
- L’obiettivo delle misure è quello di semplificare il sistema dell’IVA e, soprattutto, di ridurre le frodi.
- Tutti i paesi dell’UE sono quindi obbligati a recepire la direttiva nel diritto nazionale.
La nostra partnership
La partnership tra NAVAX ed EDI Service Partners è nata dal desiderio comune di offrire alle aziende soluzioni olistiche e a prova di futuro per la digitalizzazione dei loro processi aziendali. NAVAX, in qualità di partner ERP esperto, ed EDI Service Partners, in qualità di fornitore specializzato di servizi EDI e connessioni Peppol, si completano a vicenda. Insieme, offriamo ai nostri clienti soluzioni che combinano competenze tecniche approfondite e comprensione dei processi per prepararli in modo ottimale ai requisiti futuri, come l’obbligo di fatturazione elettronica.
Informazioni sul Gruppo NAVAX: NAVAX è un gruppo di aziende attivo a livello internazionale con sede a Vienna. Con filiali nell’area economica di lingua tedesca, fornisce consulenza ai clienti austriaci, tedeschi e svizzeri a livello nazionale. NAVAX progetta, ottimizza e digitalizza i processi aziendali. Principalmente nei settori dei servizi finanziari, dell’industria manifatturiera, dell’edilizia, della vendita al dettaglio e dei servizi professionali, più di 310 dipendenti lavorano per il successo e la crescita dei clienti. Dalla business intelligence (BI) all’intelligenza artificiale (AI). Dallo sviluppo di app alla gestione di piattaforme. Dal software standard al software personalizzato. Dalle soluzioni software aziendali per la customer experience (CX) alla pianificazione delle risorse aziendali (ERP), NAVAX implementa modelli aziendali orientati al futuro e i relativi processi aziendali dei suoi clienti.