Checkliste für die Auswahl eines zukunftssicheren EDI-Partners.
Ob Sie sich gerade in einem Systemwechsel befinden oder erstmals externe Unterstützung in Erwägung ziehen – wer auf der Suche nach einem passenden EDI-Anbieter ist, steht schnell vor der entscheidenden Frage:
Woran erkenne ich, ob ein Anbieter wirklich zu meinen Anforderungen passt – heute und auch morgen?
Denn EDI ist kein rein technisches Thema. Es geht um Prozessverständnis, Integrationsgeschwindigkeit, langfristige Verfügbarkeit und Sicherheit – und darum, wie gut ein Anbieter Ihr Geschäft versteht.
Damit Sie in Gesprächen mit potenziellen EDI-Partnern gezielt nachfragen können, haben wir die wichtigsten Kriterien und Unterscheidungsmerkmale in einer praktischen Checkliste zusammengefasst.
1. Wie läuft die Umsetzung konkret ab?
Wenn es um den Wechsel oder die Einführung eines EDI-Systems geht, ist Zeit oft ein kritischer Faktor. Laufende Geschäftsprozesse müssen weiter funktionieren und Partner dürfen nicht „ausgebremst“ werden. Darum ist eine klare Einschätzung zur Projektdauer unverzichtbar. Fragen Sie nach Realisierungszeit, Projektstruktur, Partner-Onboarding und Reaktionszeiten im laufenden Betrieb.
Noch konkreter: Klären Sie, wie ein typisches Projekt abläuft – von der Initialanalyse über das Mapping bis hin zum Produktivstart – und was Sie in puncto Partner-Onboarding erwarten dürfen. Wichtig ist, ob der Anbieter selbst die technische Anbindung übernimmt, wie viele Partner pro Woche realistisch angebunden werden können und ob es strukturierte Abläufe für Testphasen gibt. Auch die Zeit nach dem Go-Live sollte Thema sein: Wie schnell kann auf technische Zwischenfälle reagiert werden, wie werden Änderungen am Setup abgewickelt, und was bedeutet das für Sie im laufenden Betrieb? Ein guter Anbieter nennt hier klare Beispiele.
2. Wer übernimmt die Verantwortung?
Ein häufig unterschätzter, aber entscheidender Aspekt ist die Frage nach der aktiven Verantwortungsübernahme. Klären Sie daher frühzeitig: Wer ist für die Überwachung der Schnittstellen verantwortlich? Wer erkennt Probleme proaktiv und stößt deren Lösung an? Wer spricht im Zweifelsfall mit Ihnen oder Ihrem Geschäftspartner – und in welcher Form? Wichtig ist auch, wie strukturiert der EDI Anbieter bei Ausfällen oder Änderungen vorgeht, ob es feste Ansprechpartner gibt und ob die Verantwortung intern klar verteilt ist.
3. Ist Ihre Lösung zukunftssicher?
Ein modernes EDI-System muss wandelbar und stabil zugleich sein. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter skalierbare Architekturen, Service-Optionen und moderne API-Integrationen bietet. Besonderes Augenmerk verdient auch das Thema Informationssicherheit. Fragen Sie gezielt nach Zertifizierungen wie ISO 27001 oder der Umsetzung eines ISMS (Informationssicherheits-Managementsystems). Auch gesetzliche Vorgaben wie die allgegenwertige NIS2-Richtlinie oder branchenspezifische Compliance-Anforderungen sollten Teil des Sicherheitskonzepts sein. EDI Provider, die diese Standards aktiv umsetzen, sichern Ihre Datenflüsse langfristig ab.
4. Welche Service Levels bieten Sie?
EDI ist ein geschäftskritisches System. Wenn es ausfällt, steht oft der gesamte Waren- oder Informationsfluss still. Deshalb sind Service Level Agreements (SLAs) ein entscheidender Faktor bei der Anbieterwahl. Fragen Sie gezielt nach:
- 24/7-Monitoring
- garantierte Reaktionszeiten
- maximale Verfügbarkeit
- Ausfallsicherheit
Nur mit klaren SLAs ist der laufende EDI-Betrieb abgesichert.
5. Unterstützen Sie alle gängigen Formate und Standards?
Ihr Unternehmen wächst und neue Partner bringen neue Formate.
Ein moderner EDI-Partner sollte Standards wie EDIFACT, VDA, ANSI X12, XML, ZUGFeRD, XRechnung und APIs problemlos verarbeiten können, sowie die Fähigkeit mitbringen, bei Bedarf schnell weitere Formate zu integrieren. Der Anbieter sollte Ihre aktuellen Anforderungen abdecken und auch künftige Anforderungen Ihrer Partner und Märkte.
6. Wie (transparent) ist das Preismodell?
Setup-Kosten, monatliche Gebühren, Kosten pro Partner, Formatänderungen oder Transaktionen:
Ein professioneller EDI Service Provider kommuniziert diese Faktoren offen. Transparenz bedeutet nicht nur Ehrlichkeit, sondern auch Planbarkeit. Ein Anbieter, der Kosten offenlegt und klar erklärt, wie sie entstehen, hilft Ihnen, langfristig sicher zu kalkulieren.
7. Eine der wichtigsten Fragen: Kennen Sie mein Geschäft?
Ein erfahrener Provider bringt nicht nur technische Kompetenz, sondern auch Branchenverständnis mit. Ohne dieses Verständnis bleiben viele Potenziale ungenutzt. Achten Sie auf Erfahrung in Ihrer Branche, ob Handel, Produktion, Logistik oder FMCG. Besonders wichtig ist, dass der Anbieter Ihre Prozesslogik versteht: Wie laufen Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungsprozesse in Ihrem Umfeld ab? Denn nur wer Ihr Geschäft versteht, kann EDI optimal in Ihre Prozesse integrieren. Fragen Sie nach Referenzprojekten und Best Practices. So profitieren Sie von erprobten Lösungen und schnellerer Umsetzung.
Fazit: Die richtige Wahl treffen
Mit diesen 7 Fragen sind Sie gut vorbereitet, um Ihren zukünftigen EDI-Partner kritisch zu prüfen. Ein Anbieter, der Ihre Anforderungen kennt und mit Ihnen mitwachsen kann, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern sichert auch Ihre digitale Wettbewerbsfähigkeit langfristig.
Laden Sie sich die Checkliste jetzt kostenlos herunter, damit Sie beim nächsten Gespräch mit einem potenziellen Anbieter die richtigen Fragen parat haben: Checkliste – 7 Fragen, die Sie jedem EDI-Anbieter stellen sollten
Wir stehen Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung – sei es für Ihre nächste EDI-Entscheidung, eine konkrete Projektanfrage oder einfach zum Erfahrungsaustausch.