Checklist per la scelta di un partner EDI a prova di futuro.
Che Lei si trovi nel mezzo di un cambio di sistema o che stia valutando per la prima volta un supporto esterno, chi è alla ricerca di un fornitore EDI adatto si trova presto di fronte a una domanda cruciale:
Come può capire se un fornitore è davvero in grado di soddisfare le Sue esigenze – oggi e anche in futuro?
Perché l’EDI non è solo una questione tecnica. Si tratta di comprensione dei processi, velocità di integrazione, disponibilità e sicurezza a lungo termine – e, soprattutto, di quanto bene un fornitore sappia comprendere la Sua attività.
Per aiutarLa a porre le domande giuste durante i colloqui con potenziali partner EDI, abbiamo riassunto i criteri e gli elementi distintivi più importanti in una pratica checklist.
1. Come si svolge concretamente l’implementazione?
Quando si tratta della sostituzione o dell’introduzione di un sistema EDI, il fattore tempo è spesso determinante.
I processi aziendali in corso devono continuare a funzionare senza interruzioni e i partner commerciali non devono subire rallentamenti. Per questo motivo è indispensabile una valutazione chiara della durata del progetto.
Chieda informazioni sui tempi di realizzazione, sulla struttura del progetto, sul processo di onboarding dei partner e sui tempi di risposta durante l’operatività.
Ancora più concretamente: chiarisca come si svolge un progetto tipico – dall’analisi iniziale al mapping fino all’avvio in produzione – e cosa può aspettarsi in termini di onboarding dei partner.
È importante sapere se il fornitore gestisce direttamente il collegamento tecnico, quanti partner possono essere integrati realisticamente ogni settimana e se esistono procedure strutturate per le fasi di test.
Anche il periodo successivo al go-live dovrebbe essere oggetto di discussione: quanto rapidamente si può intervenire in caso di problemi tecnici, come vengono gestate le modifiche alla configurazione e cosa ciò comporta per Lei durante l’operatività quotidiana.
Un buon fornitore fornisce esempi chiari a questo proposito.
2. Chi si assume la responsabilità?
Un aspetto spesso sottovalutato, ma decisivo, è la questione dell’assunzione attiva di responsabilità.
Chiarisca quindi sin dall’inizio: chi è responsabile del monitoraggio delle interfacce? Chi individua i problemi in modo proattivo e ne avvia la risoluzione? Chi, in caso di dubbio, si confronta con Lei o con il Suo partner commerciale – e in quale forma? È inoltre importante capire quanto sia strutturato l’approccio del fornitore EDI in caso di malfunzionamenti o modifiche, se esistono referenti dedicati e se la responsabilità è chiaramente definita all’interno dell’organizzazione.
3. La Sua soluzione è a prova di futuro?
Un sistema EDI moderno deve essere al tempo stesso flessibile e stabile. Si assicuri che il Suo fornitore offra architetture scalabili, opzioni di servizio e integrazioni API moderne. Particolare attenzione merita anche il tema della sicurezza delle informazioni. Chieda specificamente informazioni sulle certificazioni come la ISO 27001 o sull’implementazione di un ISMS (sistema di gestione della sicurezza delle informazioni). Anche i requisiti legali, come la onnipresente direttiva NIS2 o le normative di conformità specifiche del settore, dovrebbero far parte del concetto di sicurezza. I provider EDI che applicano attivamente questi standard garantiscono la protezione dei Suoi flussi di dati nel lungo periodo.
4. Quali livelli di servizio offre?
L’EDI è un sistema critico per il business. In caso di interruzione, l’intero flusso di merci o di informazioni può bloccarsi. Per questo motivo, gli accordi sul
- 24/7-Monitoring
- Tempi di reazione garantiti
- Massima disponibilità
- Affidabilità del sistema
Solo con SLA chiari il funzionamento continuo dell’EDI è garantito.
5. Supporta tutti i formati e gli standard più diffusi?
La Sua azienda è in crescita e ogni nuovo partner porta con sé nuovi formati.
Un partner EDI moderno dovrebbe essere in grado di gestire senza difficoltà standard come EDIFACT, VDA, ANSI X12, XML, ZUGFeRD, XRechnung e API, nonché disporre della capacità di integrare rapidamente ulteriori formati quando necessario. Il fornitore dovrebbe soddisfare le Sue esigenze attuali e, al tempo stesso, essere pronto a rispondere alle future richieste dei Suoi partner e dei mercati in cui opera.
6. Quanto è (trasparente) il modello di prezzo?
Costi di setup, canoni mensili, costi per partner, modifiche di formato o transazioni:
un fornitore di servizi EDI professionale comunica apertamente questi fattori. La trasparenza non significa solo onestà, ma anche possibilità di
7. Una delle domande più importanti: conosce la mia attività?
Un provider esperto non porta con sé solo competenze tecniche, ma anche una profonda conoscenza del settore.
Senza questa comprensione, molti potenziali vantaggi rimangono inutilizzati. Verifichi l’esperienza del fornitore nel Suo ambito – che si tratti di commercio, produzione, logistica o FMCG. È particolarmente importante che il fornitore comprenda la logica dei Suoi processi: come si svolgono ordini, avvisi di spedizione o processi di fatturazione nel Suo contesto? Solo chi conosce davvero la Sua attività può integrare l’EDI in modo ottimale nei Suoi processi.
Chieda di vedere progetti di riferimento e best practice: in questo modo potrà beneficiare di soluzioni collaudate e di una realizzazione più rapida.
Conclusione: fare la scelta giusta
Con queste 7 domande Lei è ben preparato per valutare in modo critico il Suo futuro partner EDI.
Un fornitore che conosce le Sue esigenze e che può crescere insieme a Lei non solo Le farà risparmiare tempo e denaro, ma garantirà anche la Sua competitività digitale nel lungo periodo.
Scarichi subito la checklist gratuita per avere, al prossimo incontro con un potenziale fornitore, le domande giuste a portata di mano: Checklist – 7 domande da porre a ogni fornitore EDI
Siamo sempre a Sua disposizione – che si tratti della Sua prossima decisione in ambito EDI, di una richiesta di progetto concreta o semplicemente di uno scambio di esperienze.