Was bedeutet EDI? Geschäftsdatenaustausch erklärt

EDI steht für Electronic Data Interchange (deutsch: elektronischer Datenaustausch) und ermöglicht Unternehmen den digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen, die mithilfe festgelegter Standards automatisch zwischen Unternehmen übertragen werden.
EDI ist heute ein wichtiger Bestandteil moderner Geschäftsprozesse, besonders im Handel, in der Logistik und in der Industrie. Statt Dokumente manuell oder auf Papier zu bearbeiten, werden die Daten direkt zwischen den jeweiligen ERP-Systemen ausgetauscht. Dadurch laufen Prozesse schneller, effizienter und mit weniger Fehlern ab.

EDI entstand bereits in den 1960er Jahren und diente ursprünglich dem sicheren und schnellen Austausch kritischer Daten im militärischen Umfeld.
Heute ist der elektronische Datenaustausch wichtiger denn je, allerdings nicht mehr für militärische Zwecke, sondern für reibungslose Geschäfts- und Lieferkettenprozesse.
Unternehmen tauschen mithilfe von EDI Informationen automatisiert aus und sorgen so dafür, dass Supermarktregale gefüllt bleiben, Produktionsprozesse reibungslos laufen und benötigte Materialien rechtzeitig verfügbar sind.
Kurz gesagt: Ohne EDI funktionieren viele moderne Lieferketten heute kaum noch.

EDI-Prozesse folgen einem klaren Ablauf: Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine werden aus einem System, zum Beispiel einem ERP-System, übernommen, in ein standardisiertes Format umgewandelt und anschließend sicher an den Geschäftspartner übertragen. Das empfangende System verarbeitet die Daten danach automatisch weiter, ganz ohne manuelle Eingriffe.

Im Detail:

1. Datenvorbereitung
Im ersten Schritt wird der jeweilige Beleg im ERP-System erstellt und für den Transfer vorbereitet. Dabei werden die relevanten Informationen gesammelt und in eine strukturierte Form gebracht, damit sie elektronisch weiterverarbeitet werden können.

2. Datenumwandlung
Anschließend werden die Daten in einen standardisierten EDI-Standard wie beispielsweise EDIFACT, VDA oder ANSI X12 konvertiert. Diese Umwandlung erfolgt entweder durch eine entsprechende Softwarelösung oder durch einen externen EDI-Dienstleister.

3. Datenübermittlung
Die konvertierten Daten werden anschließend über definierte Kommunikationsprotokolle wie AS2, OFTP2 oder SFTP an den Geschäftspartner übertragen. Dadurch wird ein sicherer und zuverlässiger Datenaustausch gewährleistet.

4. Datenempfang
Nach dem Empfang validiert das Zielsystem die eingegangene Nachricht und verarbeitet die Daten automatisiert im eigenen ERP- oder Warenwirtschaftssystem weiter. Dadurch können Geschäftsprozesse ohne manuelle Eingriffe fortgeführt werden.

Damit digitale Geschäftsprozesse reibungslos funktionieren, müssen Unternehmen Daten in einer gemeinsamen Struktur austauschen können. Dafür gibt es verschiedene EDI-Standards und Formate, die festlegen, wie Informationen aufgebaut und verarbeitet werden. Da Branchen und Länder unterschiedliche Vorgaben haben, existieren weltweit verschiedene EDI-Standards. In der Praxis arbeiten viele Unternehmen gleichzeitig mit mehreren Standards, da Geschäftspartner oft unterschiedliche Systeme nutzen.

– EDIFACT zählt zu den bekanntesten Standards und wird besonders häufig in Europa eingesetzt.
– In den USA kommt dagegen häufig ANSI X12 zum Einsatz.
– TRADACOMS wird vor allem im britischen Handel genutzt.
– Für die Automobilindustrie wurde der VDA-Standard entwickelt.
– ODETTE wird vor allem in der europäischen Automobilindustrie eingesetzt und basiert auf EDIFACT.
– ZUGFeRD und XRechnung spielen besonders im Bereich elektronischer Rechnungen eine wichtige Rolle. Während XRechnung vor allem für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtend ist, kombiniert ZUGFeRD ein lesbares PDF mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten.
– Peppol wird häufig für den internationalen Austausch elektronischer Rechnungen und im öffentlichen Sektor genutzt. Es basiert auf einem einheitlichen Netzwerk und definierten Dokumentenformaten (BIS).
– SAP IDoc wird häufig für die Integration zwischen SAP-Systemen und EDI-Lösungen eingesetzt.
– SWIFT wird im internationalen Bankenwesen für den sicheren Austausch von Zahlungs- und Finanznachrichten verwendet.
– GS1 XML und EANCOM basieren auf dem GS1-System und werden im Handel und in der Logistik für die eindeutige Kennzeichnung und den Austausch von Produktdaten genutzt.
– ebXML ist ein internationaler Standard des UN/CEFACT und ermöglicht den unternehmensübergreifenden Austausch von Geschäftsdokumenten über das Internet.
– UBL (Universal Business Language) dient als XML-basierter Standard für elektronische Geschäftsdokumente.
– Zusätzlich gewinnen moderne Formate wie XML und JSON an Bedeutung, da sie flexibel einsetzbar sind und sich gut für moderne Systemintegrationen und API-Kommunikation eignen.



Neben dem Datenformat spielt auch die Art der Übertragung eine wichtige Rolle. Für den elektronischen Datenaustausch werden verschiedene Kommunikationsprotokolle verwendet. Welche Lösung zum Einsatz kommt, hängt unter anderem von der bestehenden Systemlandschaft, den Sicherheitsanforderungen und den Vorgaben der jeweiligen Geschäftspartner ab.

– Besonders verbreitet ist AS2, da dieses Protokoll weltweit genutzt wird und eine verschlüsselte Datenübertragung ermöglicht.
– AS4 ist der Nachfolger von AS2 und basiert auf Webservices. Er bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen.
– SFTP und FTPS werden vor allem für den sicheren Dateitransfer eingesetzt.
– In der Automobilbranche wird häufig OFTP2 verwendet.
– Viele Unternehmen nutzen zusätzlich Webservices, REST- oder SOAP-APIs, um moderne Anwendungen und Cloud-Systeme direkt miteinander zu verbinden.
– Für webbasierte Integrationen und APIs kommt häufig HTTPS zum Einsatz.
– SMTP wird gelegentlich für den einfachen, automatisierten Versand von EDI-Nachrichten per E-Mail genutzt, etwa in kleineren Integrationsszenarien.
– Teilweise werden auch ältere Kommunikationsstandards wie X.400 weiterhin in bestehenden EDI-Umgebungen genutzt.
– Es kommen hin und wieder auch Technologien wie MQ (Message Queues) oder klassische VAN-Netzwerke (Value Added Networks) zum Einsatz.

EDI wird in vielen Branchen genutzt. Beispiele:

– In der Industrie wird EDI vor allem für den Austausch von Bestellungen (ORDERS), Bestellbestätigungen (ORDRSP), Lieferabrufen (DELJIT), Lieferplänen (DELFOR), Lieferavisen (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) zwischen Herstellern und Zulieferern eingesetzt.

– In der Logistik wird EDI genutzt, um Transport- und Versandprozesse digital abzubilden. Dabei werden unter anderem Track-&-Trace-Informationen (IFTMCS), Transportaufträge (IFTMIN), Ladelisten, Frachtbriefe (B/L) sowie Empfangsbestätigungen automatisiert zwischen Speditionen, Lager- und Transportsystemen ausgetauscht.

– In der Automobilindustrie ist EDI besonders wichtig für Just-in-Time- und Just-in-Sequence-Lieferketten. Unternehmen übertragen dabei beispielsweise Versandanzeigen (z.B. VDA 4913 oder DESADV), Lieferabrufe (z.B. VDA 4905), Fertigungsinformationen oder Advanced Shipping Notices (ASN). Häufig erfolgt die Kommunikation zwischen OEMs und Tier-1-Zulieferern über Standards wie VDA oder EDIFACT sowie über Protokolle wie OFTP2.

– Auch im FMCG (Fast-Moving Consumer Goods) und E-Commerce Bereich spielt EDI eine zentrale Rolle. Unternehmen tauschen zum Beispiel elektronische Rechnungen (INVOIC), Lieferavise (DESADV) sowie Preis- und Produktdaten (PRICAT) automatisiert aus. Große Handelsketten schreiben EDI häufig als Voraussetzung für die Zusammenarbeit vor.

Durch EDI automatisieren Unternehmen viele betriebswirtschaftliche Vorgänge und beschleunigen den Austausch von Informationen deutlich.
Gleichzeitig ist EDI ein wichtiger Bestandteil bei der Digitalisierung und Automatisierung unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse.

Da die elektronischen Dokumente auf nationalen und internationalen Standards basieren, können Sender und Empfänger Daten eindeutig interpretieren und automatisch weiterverarbeiten. Besonders im internationalen Geschäftsverkehr hilft EDI außerdem dabei, unterschiedliche Systeme und Sprachbarrieren zu überbrücken.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

– Weniger Fehler durch den Wegfall manueller Dateneingaben
– Schnellere Geschäftsprozesse und kürzere Bearbeitungszeiten
– Standardisierte Kommunikation mit klaren Datenstrukturen
– Einfachere internationale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Geschäftspartnern

In der Konzeptionsphase werden Prozesse, Schnittstellen sowie Stamm- und Bewegungsdaten analysiert und vorbereitet. Außerdem werden Testpläne und Referenzdaten erstellt.
Anschließend folgt die Testphase. Dabei werden die EDI-Nachrichten gemeinsam mit den Geschäftspartnern geprüft und mögliche Anpassungen an Prozessen oder Schnittstellen vorgenommen.
Nach erfolgreichen Tests wechselt das System in den Produktivbetrieb und der EDI-Prozess startet im Live-System.

Damit eine EDI-Lösung effizient funktioniert, müssen sowohl technische als auch organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein.

Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren gehören:

– Prozessdefinitionen: Unternehmen definieren frühzeitig, welche Dokumente und Geschäftsprozesse sie digitalisieren und automatisieren möchten.
– Stammdaten: Vollständige und gepflegte Daten wie Artikelnummern, GLNs oder Adressen sind entscheidend für einen fehlerfreien Datenaustausch.
– IT-Integration: EDI-Nachrichten müssen zuverlässig in bestehende Systeme wie ERP-, WMS- oder Warenwirtschaftssysteme eingebunden werden.
– Anbindung von Geschäftspartnern: Für einen reibungslosen Datenaustausch sollten Partner technisch auf EDI vorbereitet sein und effizient angebunden werden können.

Je nach Bedarf gibt es verschiedene EDI-Systeme:

Bei einer On-Premise-Lösung betreibt das Unternehmen den EDI-Konverter selbst im eigenen Systemumfeld. Dadurch besteht die volle Kontrolle über Infrastruktur und Prozesse. Gleichzeitig sind jedoch internes IT-Know-how, regelmäßige Wartung, Updates sowie Ressourcen für Betrieb und Partneranbindungen erforderlich.

Ein Fully Managed EDI Service wird dagegen vollständig von einem externen Dienstleister betrieben. Dieser übernimmt unter anderem die technische Anbindung, Datenkonvertierung, Wartung, Monitoring sowie das Onboarding neuer Geschäftspartner. Unternehmen profitieren dabei von einer skalierbaren, automatisierten und zukunftssicheren Lösung und können sich stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Welches Modell am besten geeignet ist, hängt stark von den eigenen IT-Ressourcen, den Integrationsanforderungen und dem gewünschten Betreuungsaufwand ab.

– Weniger technischer Aufwand: Unternehmen müssen sich nicht selbst um unterschiedliche Systeme, Formate oder Anforderungen ihrer Geschäftspartner kümmern.
– Höhere Ausfallsicherheit: Durch kontinuierliches Monitoring und schnelle Reaktionszeiten wird ein stabiler und zuverlässiger EDI-Betrieb sichergestellt.
– Planbare Kosten: Hohe Investitionen in eigene Infrastruktur, Wartung oder spezialisiertes Personal entfallen.
– Aktuelle Standards und Compliance: Änderungen bei Formaten, gesetzlichen Vorgaben oder Branchenstandards werden laufend berücksichtigt.
– Schnellere Prozesse: Neue Partner können effizient angebunden und Projekte schneller umgesetzt werden.
– Fokus auf das Kerngeschäft: Unternehmen gewinnen mehr Zeit für ihre eigenen Prozesse, Kunden und strategischen Aufgaben, während ein externer Dienstleister den technischen EDI-Betrieb übernimmt.

EDI lohnt sich vor allem für Unternehmen, die regelmäßig Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen austauschen oder für alle, die sich direkt und ohne Medienbruch mit dem System Ihres Geschäftspartners verbinden wollen.

Es eignet sich aber auch für Unternehmen, die wachsen möchten oder ihre internen Abläufe professionalisieren wollen, denn EDI reduziert manuelle Tätigkeiten und schafft eine stabile Grundlage für skalierbare, automatisierte Prozesse.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines EDI-Anbieters sind:

– Klare Projekt- und Umsetzungsprozesse: Wie läuft die Einführung ab? Wie schnell können neue Partner angebunden werden?
– Service Levels und Verfügbarkeit: Bietet der Anbieter 24/7-Monitoring, definierte SLAs und hohe Systemverfügbarkeit?
– Verantwortung und Support: Gibt es feste Ansprechpartner, proaktives Monitoring und schnelle Reaktionszeiten im Störungsfall?
– Unterstützung gängiger Standards: Werden Formate wie EDIFACT, VDA, ANSI X12, XML, ZUGFeRD oder APIs unterstützt?
– Transparente Kostenstruktur: Sind Setup-Kosten, laufende Gebühren und mögliche Zusatzkosten klar nachvollziehbar?
– Zukunftssicherheit: Werden moderne Integrationen, Skalierungsmöglichkeiten und aktuelle Sicherheitsstandards wie ISO 27001 oder NIS2 unterstützt?
– Branchenverständnis: Kennt der Anbieter die Anforderungen und Prozesse Ihrer Branche und verfügt über entsprechende Projekterfahrung?

EDI Service & E-Invoicing Partners übernimmt den gesamten Prozess – von der Kommunikation und Anbindung neuer Geschäftspartner über die technische Einrichtung und Integration bis hin zur laufenden Überwachung und dem operativen Betrieb. Avenum & Avedium kennen nicht nur die Besonderheiten Ihres Systems, sondern auch die Standards, Formate und Webservices Ihrer Geschäftspartner und ermöglichen dadurch eine nahtlose Vollintegration.